Spesenreglemente und Lohnausweise

Informationen:

Im allgemeinen Spesenreglement werden insbesondere Fahr-, Verpflegungs- und Übernachtungskosten sowie Repräsentationsauslagen beziehungsweise deren Ersatz geregelt.

Im Reglement für leitende Mitarbeitende werden zudem zur Erledigung von Kleinauslagen Spesenabgeltungen im Sinne von Pauschalspesen zugelassen. Dies, weil insbesondere für Repräsentations- und Bagatellspesen die entsprechenden Belege nicht oder nur unter schwierigen Bedingungen zu beschaffen sind.

Akzeptanz unter den Kantonen:

Richtlinien für die gegenseitige Anerkennung von genehmigten Spesenreglementen gemäss Vorgabe SSK (Schweizerische Steuerkonferenz):

Die Kantone anerkennen genehmigte Spesenreglemente der Sitzkantone im Sinne von Randziffer 54 der Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises, sofern bei der Genehmigung der Reglemente folgende Grundsätze eingehalten wurden:

1. Formell

• Als Grundlage dienen die Mustervorlagen der SSK vom 1. Februar 2024 (aktualisiert per 1. Januar 2026).
• Gesetzliche Vorschriften gehen anderslautenden Bestimmungen in den Reglementen vor.
• Die aktuelle Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises ist zu beachten.
• Das Spesenreglement gilt ausschliesslich für Unselbständigerwerbende, denen ein Lohnausweis ausgestellt werden muss.

2. Materiell

• Die Spesenansätze orientieren sich an den Mustervorlagen der SSK und der Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises.
• Pauschale Repräsentationsspesen müssen in etwa den effektiven Auslagen entsprechen.
• Übersteigen die pauschalen Repräsentationsspesen CHF 6'000 pro Jahr, dürfen sie maximal 5% des Bruttolohns (inkl. variable Vergütungen) betragen.
• Es gilt ein Maximalansatz von CHF 24'000 pro Jahr.
• Die Berufskosten in den persönlichen Steuererklärungen der betroffenen Mitarbeitenden bleiben im Zuständigkeitsbereich der Veranlagungsbehörde. Regelungen, welche von diesen Richtlinien abweichen, sind für die Wohnsitzkantone der Mitarbeitenden nicht bindend.

Bewilligungsprozess:

Bei Neugründungen: Damit wir die Reglemente beurteilen können, ist es unsere Praxis, mindestens ein bis zwei aussagekräftige Geschäftsabschlüsse abzuwarten.

Bitte senden Sie uns die ausgefüllten Reglemente und beim Zusatzreglement auch das ausgefüllte Beilageblatt zur Prüfung. Sie können die Unterlagen entweder per Post oder per E-Mail einreichen (siehe Kontakt).

Die Prüfung dauert in der Regel 2-3 Wochen.

Sämtliche Formulare finden Sie auf der Homepage der Eidgenössischen Steuerverwaltung.